很多用户不理解为什么交换机自带的话务员时间大都较短（一般在20秒以内）。其实很简单，交换机自带的单路话务员相当于一个人工接线员，如果话务员的时间过长，当用户外线打入频繁时，常常会出现有回铃音，但是没有话务员响应，这是因为话务员在接听来电还没有拆线。因为在同一个时间段内，单路话务员只能应答一个来话，另外一个来话只能等话务员空闲时接听。
因此即使是国产交换机内置了话务员，如果你的外线电话呼入频繁，也要考虑使用外置电脑话务员，外置话务员一般分为单路、双路、四路、八路等，用户可以根据自己外线的多少和打入的频繁程度选购。
目前专业的电脑话务员在功能和接线速度上已经大为改观。特别是单路话务员，有很多可以分段处理来话，也就是说，当说完欢迎语音后就拆外线，在准备应答下一个呼叫，同时在监控前一个呼叫，如果无人接听，再由话务员代接起来播放：分机无人接听请拨其他号码。这样大大增加了话务员的接线效率。
语音信箱除了具备电脑话务员的所有功能以外，主要用来给呼入无人接听的分机提供留言服务。例如外线用户呼入某分机后，分机无人接听，留言信箱启动：您好，我是XXX，我不在，请您在听到“嘟”声后给我留言，我会尽快回复。
语音信箱也要根据用户外线的多少选配2路、4路、8路......语音信箱，用户还要根据自己的实际情况考虑所购买语音信箱的留言容量以及时间长短。
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