降低成本：内部之间的通话可以不通过市话局，使用小号拨号，减少占用市话线路资源，确保外线畅通，减少投资。
共享外线资源：避免一个公司不同的员工有不同的电话号码，给广告、宣传、名片印刷造成混乱，避免客户为办一件事，要反复拨打多个电话才能完成的尴尬；或几个办公桌甚至几个办公室共用一部电话，不方便拨打和接听。安装了程控电话交换机，客户只要拨打公司公共资源，就能找到要找的人，就能一次办好事情。
电话交换机提高外线呼入效率，提高商务成功率：安装电话交换机，为贵公司每位员工安排一部分机，外线呼入由前台（或电脑话务员）进行信息处理，并分流至具体员工，在资源共享的同时，让外线打入者以最快的速度和要联系的人联系上。如果没有安装电话交换机，告知拨打另一个电话号码，外线可能呼入好多次都接不通要找的人，那么客户可能就有流失的风险，使贵公司丧失在第一时间和客户联系的机会，而集团电话可以确保客户一次拨入即可得到完满的解答，即使在该员工电话占线或暂时离开无人接听的情况下，也会按照您的要求将来电转移至另一部电话进行信息前期初步处理。如果有留言系统，客户还可以对您进行留言。
呼出管理、统计：一般情况下贵单位的电话费用管理只能依靠员工的自觉性，无法杜绝公话私用，煲电话粥的情况。对外线呼出权的合理控制也是集团电话的一项重要功能，集团电话可以如实的记录每部电话呼出号码的类型、时间长短、话费等；如有需要，还可以给每位员工分配一个随身密码，不知道密码的人无法拨打电话，可如实的反映电话的实际使用情况；不论话费高低，关键是看电话的使用情况是否合理。
提升公司形象、提高办公效率：由于是共享外线号码资源，故客户呼入的成功率大大提高，即使在您不在位置或占线的情况下，也可以快捷的为您通知到商务信息，让客户感觉到方便、规范、舒服，电话交换机使您在第一时间获取商务需求资料。
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